見積書・請求書づくりに月125時間。リフォーム会社が月20時間にした方法【実例】

現場を終えて、夜に見積書

一日中現場を回って、事務所に戻ってきてから見積書。
そんな夜を、もう何年続けていますか。

日中は現場で忙しく、事務作業はどうしても後回しになりがちです。気づけば夜遅くまで机に向かい、休日にまとめて片付ける。そんな働き方が当たり前になっている経営者様は、少なくありません。

「忙しいのは仕方ない」「うちは昔からこのやり方」。そう思いながらも、もっと早く帰れたら、もっと現場に集中できたら、と感じることはないでしょうか。

見積書や請求書は、仕事の内容とお金のやり取りを正しく伝えるための大事な書類です。ただ、その大事な書類のために、体を休める時間や、家族と過ごす時間が削られているとしたら、少しもったいないと感じませんか。

なぜこんなに時間がかかるのか

見積書や請求書づくりに時間がかかる理由は、いくつかのパターンに分けられます。

取引先ごとに書式が違う

工務店やリフォーム業では、元請けや取引先ごとに指定の書式が異なることがよくあります。同じ内容の見積もりでも、A社向け、B社向けと、それぞれ作り直す必要が出てきます。担当者によって細かい記入ルールが違うこともあり、慣れるまで確認の手間もかかります。

紙のメモをExcelに打ち直す

現場でメモした寸法や材料を、事務所に戻ってからパソコンに入力し直す。この「二度手間」が、日々積み重なって大きな時間になっています。手書きの文字が読みづらく、記憶を頼りに入力し直すこともあるのではないでしょうか。

月末月初に集中する

請求書は月末月初にまとめて発生します。現場は待ってくれませんから、ただでさえ忙しい時期に事務作業まで重なり、負担が一気に膨らみます。この時期だけ残業が増える、という会社様も多いのではないでしょうか。

市販の会計ソフトで解決しない理由

「見積書ソフトを導入すれば楽になるのでは」と考えて、市販のソフトを試したことがある方も多いと思います。しかし、多くの場合うまくいきません。

理由はシンプルで、市販ソフトの多くは「御社の方で、取引先の書式に合わせて設定してください」という前提で作られているからです。取引先が多く、書式もバラバラな会社にとっては、その設定作業自体が新たな負担になってしまいます。結局、今まで通り一件ずつ手作業で作る、という状態に戻ってしまうケースをよく見かけます。

発想を変える。今のやり方は変えず、裏側だけ自動化する

弊社が実際にご提案しているのは、少し違う考え方です。

現場での動き方や、取引先とのやり取りの仕方は、今まで通りで構いません。変えるのは「裏側の処理」だけです。

現場でスマートフォンから寸法や数量を入力すると、その情報をもとに、取引先ごとに違う書式の見積書・請求書が自動でできあがる。人が手作業で書式を合わせている部分を、裏側の仕組みに任せてしまう、という考え方です。

現場のやり方を変えなくていいので、覚え直す負担がほとんどありません。

実例:月125時間が月20時間に

実際にリフォーム会社様でこの仕組みを導入した結果、見積書・請求書づくりの事務作業が月125時間から月20時間まで減りました。月105時間の削減です。

導入にかかった費用は、削減できた時間の分で約2.4ヶ月で回収できています。

取引先ごとに書式が違い、毎回手作業で見積書・請求書を作っていた状態から、スマートフォンで現場から入力すると各社の書式で見積書・請求書が自動生成される仕組みに変わったことが、この結果につながりました。

自社に当てはめて考えるには

「うちの場合はどうなのか」を考えるとき、難しく考える必要はありません。

今、見積書・請求書づくりに月何時間かかっているか。それに、事務作業にかかる時給を掛け合わせるだけで、そこにどれくらいの費用が使われているかが見えてきます。

その時間は、本来なら現場の仕事や、休息にあてられていたはずの時間です。金額に置き換えてみると、日頃「仕方ない」と流してきた負担の大きさに、あらためて気づく経営者様も少なくありません。

この数字が、判断のスタートラインになります。