一人親方の支払明細書を自動作成｜17人分を約40秒で作る方法

ハチ駆除を運営する会社で、作業員さんへの支払明細書づくりを自動にしました。いまは、17人分の支払明細書が約40秒でPDFになり、決まったフォルダに保存されます。

この会社では、作業員さんへの支払額をまとめた一覧を、もともとLINEで共有していました。支払いは月に2回、作業員さんは20人前後です。明細書は、その一覧を見ながら1人ずつ金額を拾って入力し、PDFにして保存していました。

一人親方さんへの支払明細書をまとめて作成する方法と、作成時間を減らした場合の金額の目安をご紹介します。明細書に入れておきたい項目も、後半にまとめています。

LINEの一覧から支払明細書を一括作成する手順

担当の方がやることは、次の3つだけです。

ボタンを押すと、作業員さんごとの支払明細書がPDFで作成され、決まったフォルダに保存されます。支払いの履歴も一覧表に自動で記録されます。

全員分の保存が終わると、画面に「17人／17人」と表示されます。通信が切れるなどして保存できなかった分は、名前と金額を確認し、その人の分だけ保存し直せます。フォルダの中のPDFを一つずつ数える手間も減ります。

1人分の金額を拾い、明細書に入力してPDFで保存するまでに10分かかるとします。25人分を月2回作る場合、作成時間は1回約4時間、月約8時間、年間約100時間です。時給1,800円に換算すると、年間約18万円分の作業になります。

自動化後は、一覧の貼り付けや確認を含めても1回あたり数分です。そのうち、17人分の明細書の作成・保存は約40秒で終わります。支払日のパソコン作業を減らし、現場の段取りや作業員さんとの連絡に時間を使えます。

※10分・25人・時給1,800円は、目安を出すための仮の数字です。実際の時間は、明細の項目や人数によって変わります。

一人親方さんとの取引では、払う側の会社が「今月はこれだけ支払います」という明細書を作って渡す場合があります。この明細書は、条件を満たせば、インボイス制度の書類としても使えます。

国税庁は、買い手が作る仕入明細書でも、次の項目が書いてあり、相手の確認を受けていれば、仕入税額控除のための書類として扱えるとしています。

（出典：国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」令和8年4月1日現在の法令による。くわしい扱いは税理士さんに確認してください）

職人さんが「どの現場の分か」「何が加算・差し引きされているか」を確かめられるよう、次の項目も入れておくと便利です。

仕組みにする場合は、こうした項目を最初に決めておけば、毎回同じ形の明細書が自動で出てきます。

支払いの一覧は、これまでどおりLINEで回してもらいます。明細書を作る担当者がその一覧を貼り付けるので、一覧を送る人の作業は今のままです。支払いの一覧をExcelや紙で作っている会社なら、その形に合わせて作ります。

名前に数字が入っている方や、似た名前の方も正しく区別し、それぞれの金額が明細書に入るよう設定しています。導入前には、お客さまの手元の支払い一覧と、できあがった明細書を全件照らし合わせてから使い始めました。

使い始めてから出てきた「期間を間違えて保存しないようにしたい」といった要望にも、そのつど対応しています。

次のどれかに当てはまる会社は、支払明細書を仕組みにすると時間が減りやすいです。

gangenでは、職人さんの人数と支払いの回数から、明細書づくりが月に何時間減るかを計算します。その時間を金額に換算し、導入にかかる費用と比べてからご提案します。数人分を月1回作る程度なら、表計算ソフトのひな形で足りることもあります。元が取れる見込みがない場合も、そのままお伝えします。

30分の無料相談では、今の支払い一覧と明細書をもとに、金額の拾い出しからPDFの保存まで、どこを自動にできるか整理します。作業員さんの人数と支払いの回数も伺い、月に減らせる時間の目安をお伝えします。

無料相談のご案内

今の作業のどこを自動にできるか、30分でお伝えします

月に何時間ほど減りそうかの見込みもお出しします。HPからのご相談は、無料で月3枠まで受け付けています。