「あの人しか分からない」をなくす。マニュアルを読まない現場のノウハウ継承法

属人化の本当の怖さ

「この機械のことは、あの人しか分からない」

多くの現場で、当たり前のように口にされる言葉です。長年その機械や仕事に向き合ってきたベテランだからこそ分かることは、確かにたくさんあります。

ただ、この状態には怖さもあります。その人が体調を崩して休んだら。その人が定年で辞めたら。急に会社を離れることになったら。知識ごと、いなくなってしまうかもしれません。

日々の仕事が回っているうちは、あまり意識しない問題です。しかし、いざその人がいなくなったときに初めて、その知識の重さに気づく——そんな話は、決して珍しくありません。

「あの人が戻ってくるまで、この作業は止まってしまう」。そんな一言が現場から出てくるようになったら、それは属人化がかなり進んでいるサインかもしれません。

この問題に気づいた会社が、まず考えるのが「マニュアルを作ろう」ということです。しかし、実際にはうまくいかないケースが多いのも事実です。理由は主に三つあります。

ベテランの頭の中にある知識を、文章や図にまとめる作業は、想像以上に時間がかかります。本人は現場の仕事で忙しく、マニュアル作りに割ける時間は限られています。

苦労して作っても、分厚いマニュアルは現場であまり読まれません。忙しい作業の合間に、ページをめくって該当箇所を探す、という行為自体が負担になるからです。

機械や作業のやり方は少しずつ変わっていきます。マニュアルはその変化に追いつけず、気づけば実態と違う古い情報のまま放置されてしまいます。誰も更新しないまま、存在すら忘れられてしまうことも珍しくありません。

この三つの理由から、多くの会社で「マニュアルを作ろう」という取り組みは、途中で立ち消えになってしまいます。決して、その会社の努力が足りなかったわけではありません。

ここで発想を変えてみます。マニュアルという「読む資料」を目指すのではなく、聞いたことに答えてくれる仕組みを目指す、という考え方です。

説明書や仕様書、過去のやり取りといった情報を、まとめて蓄積しておく。そして知りたいことがあれば、話しかけるように聞けば、必要な答えが返ってくる。読み物として整理するのではなく、質問すれば答えが出てくる状態を作る、という発想です。

これなら、現場の人がわざわざ分厚い資料をめくる必要はありません。知りたいときに、知りたいことだけを聞けます。

製造業の会社様では、長年蓄積されてきた機械の説明書や仕様書が大量にありました。それらの知識は、先代やベテランの頭の中にしかなく、他の従業員が知りたくても簡単には聞けない状態が続いていました。

この説明書や仕様書をAIに蓄積し、聞けばすぐに答えが返ってくる状態に変えました。その結果、先代やベテランしか分からなかった機械の知識を、誰でも調べられる状態に変えることができました。

いきなりすべての機械、すべてのベテランの知識を対象にする必要はありません。まずは一つの機械、一人のベテランから、小さく始めてみることをおすすめします。

対象を絞れば、ベテランの負担も最小限で済みますし、実際に使う現場の反応も早く確認できます。うまくいけば少しずつ対象を広げ、うまくいかない部分は見直せばよいのです。

小さく始めて、実際に現場でどう使われるかを確かめながら、少しずつ対象を広げていく。そのくらいの気持ちで十分です。「いつか大きな知識を全部残そう」と身構えるより、まず一歩を踏み出すことの方が、結果として早く前に進みます。

「あの人しか分からない」を、そのままにしていませんか。ノウハウの形は会社ごとに違うからこそ、gangenは既製品ではなく、御社の現場に合わせたオーダーメイドで仕組みをつくり、作ったあとも寄り添って改善を続けます。まずは無料相談で、御社の現場にどんな知識継承の課題があるか、一緒に整理させてください。