取引先ごとに書式が違う請求書を自動作成｜月125時間→20時間

元請け4社から仕事を受けるリフォーム会社で、見積書・請求書づくりが月125時間から20時間になりました。現場でスマホから1回入力すると、それぞれの元請けさんの書式で書類ができる仕組みです。

この会社では、これまで現場で紙にメモした工事の内容を、会社に戻ってから元請けさんごとのExcelの書式に打ち直していました。見積書を作り、同じ内容を請求書にも打ち直す。この作業が、月末月初に集中していました。新しい仕組みでは、元請けさんの書式はそのまま使い、この打ち直しをなくしています。

取引先ごとに書式が違う請求書を自動作成する方法と、月105時間を減らした効果、導入費用を回収するまでの期間をご紹介します。

入力1回で自動にできること

この会社の仕組みは、次の流れで動いています。

現場を選ぶと、その元請けさんの書式で書類が作られます。列の並びや締め日、合計欄の呼び方は、導入時に登録してあります。

見積書をあとから個別に請求書にする、値引きを入れる、といった使い方にも対応しています。

この会社では、見積書・請求書づくりのパソコン作業が、月125時間から月20時間になりました。月105時間の削減です。

減った月105時間を時給1,800円で換算すると、月約19万円、年間約227万円分の作業に当たります。この削減効果で、導入費用は6か月以内に回収できています。

※時給1,800円は、目安を出すための仮の数字です。

月末月初に作業が集中していた会社なら、その時期の残業を大きく減らせます。

この会社の元請け4社では、請求書の書式が次のような点で違っていました。

自社の取引先についても、列の並び・締め日・合計欄の名前を比べると、打ち直しや確認が発生している箇所を見つけられます。gangenでは、こうした書式の違いを整理してから、入力を1回にまとめる方法を決めます。

元請けさんの書式は、今のものをそのまま使います。取引先に「書式をそろえてください」とお願いする必要はありません。

私たちは、実際の見積書と請求書を見せていただき、できあがった書類を実物と1ページずつ見比べてからお渡しします。印の位置や用紙の向き、表の幅まで実物に合わせています。

入力の画面は、使う方の声を聞きながら、手順と項目をできるだけ少なくしました。使い始めてから出てきた要望にも、そのつど対応しています。

次のどれかに当てはまる会社は、入力を1回にすると時間が減りやすいです。

導入の判断では、取引先の数に加えて、同じ工事の内容を何回打ち直しているかを確認します。gangenでは、減らせる時間を金額に換算し、導入費用と比べてご提案します。取引先が1〜2社で打ち直しも少なければ、表計算ソフトのひな形で足りる場合もあります。元が取れる見込みがなければ、その結果をお伝えします。

取引先ごとの見積書・請求書を見ながら、同じ内容を何度入力しているか確認してみませんか。30分の無料相談で、今の書式を使いながら減らせる入力作業と、月に減らせる時間の目安をお伝えします。

無料相談のご案内

今の作業のどこを自動にできるか、30分でお伝えします

月に何時間ほど減りそうかの見込みもお出しします。HPからのご相談は、無料で月3枠まで受け付けています。