貯水槽清掃・清掃の報告書を自動作成｜作業時間を約2割にする方法

清掃の現場を持つ会社で、報告書づくりを自動にする仕組みを進めています。現場の担当者が合計で月80〜120時間かけている報告書づくりを今の約2割にし、月64〜96時間を減らす見込みです。元請けさん指定のExcelの書式は、そのまま使います。

この会社では、報告書をExcelで作っています。毎月の定期の作業は、元請けさんの書式に作業内容と写真を入れ、スポットの作業は、現場の写真をExcelに貼って作ります。前の月のファイルをコピーして書き換えることも多くありました。

報告書は、作業員さんが現場から戻ってから作ります。作業前・作業中・作業後の写真を探して貼り、点検表や気づいたことを記入するうちに、毎日1〜2時間の残業になることもありました。

この記事では、清掃・貯水槽清掃の報告書を、元請けさんのExcel書式で自動作成する流れと、減る時間とお金の目安をご紹介します。

清掃報告書の自動作成の流れ

仕組みの流れは、次のとおりです。

毎月同じ現場に入る定期清掃では、前月の報告書をもとに作成を始められます。前月と同じ内容を引き継ぎ、日付や写真を差し替えられるので、毎回入力する箇所を減らせます。

貯水槽清掃のように、表紙・作業時刻・水質の測定値・点検表・何十枚もの写真をまとめる報告書にも対応できます。

この会社の報告書づくりは、現場の担当者の合計で月80〜120時間です。

写真の振り分けと最終確認に、今の作業時間の2割を使うとします。この場合、月64〜96時間を減らせる見込みです。時給1,800円に換算すると、月約11.5万〜17.3万円、年間約138万〜207万円分の作業に当たります。

※2割が残る、時給1,800円は、目安を出すための仮の数字です。実際の時間は、使い始めてから測ります。

報告書を会社に戻ってから作る必要が減るので、毎日の残業も減らせます。

この会社では、元請けさんに出す報告書が、作業によって中身の違うものが5種類ありました。清掃の完了報告、定期清掃の写真報告、貯水槽清掃の報告など、書式が違っても、それぞれの形のまま作ります。

どの書式も、現場名や日付などの基本情報、点検結果や測定値の欄、写真の欄に分けて考えると、同じ仕組みで扱えます。報告書の種類が増えたときも、新しい書式を登録して対応できます。

私たちは、実際の報告書をすべて見せていただき、記入済みのものと見比べながら作ります。水質の欄に測定値を書くのか、点検表の判定を「良／否」で書くのか、といった細かいところまで実物に合わせます。

作業員さんの入力手順は分かりやすく整え、完成した報告書は今の担当者が確認・承認する流れに合わせて作っています。

次のどれかに当てはまる会社は、報告書を仕組みにすると時間が減りやすいです。

報告書が月に数枚なら、Excelのひな形を整えるだけで足りることも多いです。私たちは、減る時間を金額にして、かかる費用と比べてからご提案しています。元が取れる見込みがなければ、そうお伝えします。

30分の無料相談では、今のExcel書式と記入済みの報告書を見ながら、写真の貼り付けや繰り返しの入力をどこまで自動にできるか確認します。1件にかかる時間と月の件数も伺い、自社で月に何時間ほど減らせるか目安をお伝えします。

無料相談のご案内

今の作業のどこを自動にできるか、30分でお伝えします

月に何時間ほど減りそうかの見込みもお出しします。HPからのご相談は、無料で月3枠まで受け付けています。